Zu den Standardarbeiten im Rechnungswesen gehört das Bearbeiten von Bankkontoauszügen. Diese Tätigkeit ist oft papierintensiv und bisweilen verliert man die Übersicht. Zur Vereinfachung bietet jede deutsche Bank ihren Kunden die Kontoauszüge auch in digitaler Form an. Die Bank erzeugt Dateien in einem Standardformat (dem so genannten SWIFT MT 940), in dem alle Informationen enthalten sind. Dazu zählen beispielsweise Auszugsnummer, Datum, Anfangs- und Endsaldo, Überweiser bzw. Empfänger, Verwendungszweck und Betrag.
Die Kontoauszüge werden vom Bankrechner der Hausbank übernommen. Mit einer Banking-Software lassen sich diese Dateien ganz einfach vom Rechner der Bank herunterladen und auf der Festplatte speichern. Das Bau für Windows-Modul "Digitaler Kontoauszug" liest diese Dateien ein und verarbeitet sie. Die Kontoauszüge werden dann übersichtlich mit allen Dateiinformationen angezeigt. Die Auszüge können dann einzeln oder komplett als Buchung in die Finanzbuchhaltung übernommen werden.
Abb: Ein digitaler Kontoauszug
Modul schlägt automatisch Gegenkonten vor
Die Kontierung der Kontoauszüge wird durch umfangreiche Prüfungen (etwa auf Vollständigkeit) abgesichert. Das Modul ist außerdem "lernfähig", d.h. es erkennt Namen und Verwendungszwecke früherer Buchungsvorgänge wieder. Wenn in der Bankdatei beispielsweise Kontonummer und Bankleitzahl fehlen sollten, schlägt der "Digitale Kontoauszug" automatisch das passende Gegenkonto vor. Außerdem lassen sich auch Offene Posten anhand des Verwendungszwecks oder der Kundenreferenznummer zuordnen. Das verkürzt die Bearbeitungszeit erheblich.
Die genauen Suchkriterien zum Vervollständigen der Kontierung (z.B. vorrangig nach Verwendungszweck, dann nach Name) legt natürlich der Anwender fest. Bei jedem Import eines Kontoauszuges bietet das Modul aufgrund der gewählten Kriterien Kontierungsvorschläge an.
Höhere Effizienz
Bau für Windows bietet zudem weitere Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung mit dem Modul "Digitaler Kontoauszug". So lassen sich die Kontoauszüge Kostenstellen und Aufträgen zuordnen. Der Beleg kann dabei auch in Splitbuchungen aufgeteilt, d.h. verschiedenen Kostenstelen zugeordnet werden. das Modul "erkennt" und berücksichtigt weiterhin Anzahlungen und erzeugt automatisch die erforderlichen Folgebuchungen.
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